1. INLEIDING

Scholengroep xplora en haar basisscholen hechten veel belang aan jouw privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van haar leerlingen en ouders. In deze privacyverklaring leggen we helder en transparant uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en wat jouw rechten zijn volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR JOUW GEGEVENS?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoons- gegevens is het schoolbestuur van scholengroep xplora.

Verwerkingsverantwoordelijke
GO! Scholengroep xplora
Algemeen directeur Diter Den Baes
Hugo Verrieststraat 68, 8800 Roeselare

3. ALGEMENE BEPALINGEN

Betrokkene:
De persoon van wie we gegevens verwerken (bijvoorbeeld een leerling, ouder of voogd).

DPIA:
Een privacyrisicoanalyse die we uitvoeren voordat we nieuwe systemen of technologieën inzetten.

Gevoelige (bijzondere) gegevens:
Informatie over onder meer gezondheid, ras, etnische afkomst of medische gegevens. Deze verwerken we enkel in uitzonderlijke, wettelijk bepaalde situaties.

Leerling:
Betrokkene ingeschreven in een basisschool waarvan persoonsgegevens bewaard worden.

Monitoring:
Monitoring is het bewaken van gegevens bijvoorbeeld door middel van logging met betrekking tot de ICT-voorzieningen.

Persoonsgegevens:
Alle informatie waarmee we jou rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen herkennen (bijvoorbeeld: je naam, adres, rijksregisternummer of e-mailadres).

Privacy:
Privacy wordt in de Belgische grondwet “eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer” genoemd.

School:
Basisschool deel uitmakend van scholengroep xplora.

Schoolbestuur:
De raad van bestuur van scholengroep xplora.

Toestemming:
Is een geldige, actieve en duidelijke akkoordverklaring van een persoon tot het verwerken van persoonsgegevens.

Verwerking:
Alles wat we met jouw gegevens doen, zoals verzamelen, opslaan, raadplegen, bijwerken, doorsturen of verwijderen.

Verwerker:
Een externe leverancier of partner die in onze opdracht gegevens verwerkt (bijvoorbeeld softwareleveranciers).

Verwerkingsverantwoordelijke:
Het bestuur van scholengroep xplora, die als bevoegd gezag van de basisscholen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. De verwerkingsverantwoordelijke is eindverantwoordelijke voor de privacy van alle leerlingen die onder het schoolbestuur vallen.

4. WAAROM VERZAMELEN WIJ JOUW GEGEVENS?

Bij de inschrijving lezen we de eID/Kids-ID van de leerling en de ouders in om de identiteit correct vast te stellen en door te sturen naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) via Discimus.

Wettelijke verplichting
Om te voldoen aan het Decreet Basisonderwijs voor inschrijvingen, aanwezigheden en uitwisseling via Discimus/AGODI).

Uitvoering van een overeenkomst
Om de inschrijving en de dagelijkse werking van de school uit te voeren.

Publieke taak
Voor het organiseren van kwaliteitsvol basisonderwijs, leerlingenbegeleiding en de uitvoering van het pedagogisch project.

Gerechtvaardigd belang
Voor de beveiliging van onze gebouwen en IT-systemen, het monitoren van netwerkgebruik.

Toestemming:
Voor niet-verplichte zaken, zoals het gericht publiceren van herkenbaar beeldmateriaal van leerlingen. Voor minderjarige leerlingen onder de 13 jaar wordt deze toestemming verleend door de ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Gegeven toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.

5. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE EN WAAROM?

We verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor het uitvoeren van onze taken. Enkel bevoegde medewerkers hebben toegang tot de persoonsgegevens.

LEERLINGEN EN OUDERADMINISTRATIE

Bij je inschrijving lezen we je elektronische identiteitskaart (eID) in. Dit is wettelijk verplicht om je identiteit vast te stellen en een correcte koppeling te maken met de databank van de Vlaamse overheid (AHOVOKS).

Inschrijving en administratie:
Identiteitsgegevens, rijksregisternummer, contactgegevens van ouders/ gezagsdragers, gezinssamenstelling, betalingsgegevens en registratie van (on)wettige afwezigheden.

Onderwijs en zorg:
Leerlingvolgsysteem (LVS), vorderingsrapporten, medische fiches (allergieën, medicatie), CLB-dossiers, adviezen van het Leersteuncentrum en getuigschriften basisonderwijs.

Begeleiding:
Contacten met externe partners zoals het Centrum voor Leerlingenbegeleiding (CLB), het Leersteuncentrum, de pedagogische begeleidingsdienst en opvolgende (secundaire) scholen.

SCHOOLORGANISATIE, IT EN INFRASTRUCTUUR

IT-systemen:
Accounts voor digitale leerplatforms (zoals Bingel, Google Workspace for Education, Microsoft 365, Smartschool) en netwerkmonitoring ten behoeve van de IT-veiligheid.

Infrastructuur:
Toegangscodes, badges, lockers en camerabewaking op het terrein (volgens de Camerawet) ter beveiliging van de gebouwen en de veiligheid van de kinderen, personeel en infrastructuur.

Diverse:
Dit omvat onder meer ombudsvragen, registratie en uitbetaling onkosten, budgetbeheer, goedkeuring en controleren aankopen, boekhouding, archiveren, aanvragen betrokkenen in het kader van verwerking van persoonsgegevens, psychosociale en sociale dienstverlening.

FOTO’S EN BEELDMATERIAAL

Sfeerbeelden:
Niet-geïdentificeerde groeps- of overzichtsfoto’s van schoolactiviteiten kunnen gebruikt worden voor algemene informatievoorziening en communicatie (bijv. nieuwsbrief, algemene schoolwebsite).

Gericht beeldmateriaal:
Voor gerichte, herkenbare foto’s of video’s van leerlingen op sociale media, brochures of de schoolwebsite vragen we bij de start van het schooljaar uitdrukkelijke schriftelijke toestemming aan de ouders/voogden. Deze toestemming kan op elk moment kosteloos worden aangepast of ingetrokken.

DELEN VAN GEGEVENS MET DERDEN

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens NOOIT aan commerciële derden. Gegevens worden enkel gedeeld met:

Overheidsinstanties:
Om te voldoen aan de decretale verplichtingen worden gegevens gedeeld met AGODI (Vlaamse overheid) voor leerlingen- en personeelsadministratie.

Onderwijspartners:
Centrum voor Leerlingenbegeleiding (CLB), het toegewezen Leersteuncentrum en de vervolgschool bij een overstap.

Verwerkers:
Geautoriseerde IT-leveranciers (zoals Informat, Smartschool, Bingel, …) via strikte verwerkers- overeenkomsten die voldoen aan de AVG.

WEBSITE

Dit gaat over:

Verwerken van contactformulieren: bv vraag om informatie, inschrijving evenement
Verwerken van cookies: Zie hiervoor ons specifiek cookiebeleid
Verzamelen en verwerken van gegevens: Met het oog op de beveiliging van onze website(s) en garantie van goede werking

Het grootste deel van de informatie is via de websites beschikbaar zonder de noodzaak om jouw persoonsgegevens te vragen of te verzamelen. Bepaalde persoonsgegevens zoals cookies worden aangewend voor de samenstelling van onze gebruikersstatistieken en voor de beveiliging en verbetering van onze websites. Meer hierover vind je in ons cookiebeleid. De rechtsgrond voor deze verwerking is toestemming (voor de meeste cookies) of noodzakelijk voor de levering van de gevraagde dienst (in de andere specifieke gevallen).

Contactformulieren vermelden steeds hun specifiek doel.

De websites die deel uitmaken van de leeromgeving hebben als rechtsgrond de overeenkomst voor verstrekken van onderwijs.

6. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Bij bepaalde digitale testen (bijvoorbeeld meerkeuzetoetsen via elektronische leermiddelen) kan de scoring geautomatiseerd verlopen. Dit gebeurt op basis van de uitvoering van de onderwijsovereenkomst. Je behoudt altijd het recht om een menselijke beoordeling of toelichting door de leerkracht te vragen.

7. MET WIE DELEN WIJ JOUW GEGEVENS?

Wij verkopen of verhuren jouw persoonsgegevens NOOIT aan commerciële derden. Wij delen je gegevens alleen wanneer dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor onze diensten:

Overheidsinstanties:
Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).

Verwerkers (IT- en dienstverleners):
Softwarepartners (zoals Smartschool, Google for Education, Microsoft, Bingel, Bookwidgets) via strikte verwerkersovereenkomsten.

8. HOE LANG BEWAREN WE JOUW GEGEVENS?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn ingezameld, rekening houdend met de wettelijke bewaartermijnen van de Vlaamse overheid:

9. WAT ZIJN JOUW RECHTEN?

Als betrokkene heb je volgens de AVG verschillende rechten. Je kunt deze kosteloos uitoefenen:

Recht op inzage:
Je mag vragen welke gegevens we van jou verwerken en hier een kopie van ontvangen.

Recht op het corrigeren van jouw persoonsgegevens:
Je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.

Recht op gegevenswissing / ‘vergeten te worden’:
Je kunt verzoeken om je gegevens te wissen als ze niet meer nodig zijn of als de verwerking onrechtmatig is (voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt).

Recht op beperking van de verwerking:
Je kunt vragen om het gebruik van je gegevens tijdelijk stil te leggen.

Recht op overdraagbaarheid:
Je kunt vragen om digitale gegevens die je zelf hebt verstrekt in een gestructureerd formaat te ontvangen of over te dragen.

Recht op bezwaar:
Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang.

Recht op intrekken van toestemming:
Gegeven toestemming kun je op elk moment intrekken.

10. HOE KAN JE JOUW RECHTEN UITOEFENEN OF EEN KLACHT INDIENEN?

Wil je gebruikmaken van je rechten of heb je vragen over ons privacybeleid? Neem dan contact op met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) via privacy@xplora.be